A cada usuario que inicia sesión en Alvys se le asigna un único rol (a veces denominado tipo de usuario o perfil de acceso). Un rol es un perfil predefinido que determina el conjunto de permisos predeterminados de un usuario, incluyendo lo que puede ver, las acciones que puede realizar y los usuarios que puede administrar. Los roles son la base del control de acceso en Alvys y establecen los permisos básicos de cada usuario al crear su cuenta.

Tras la creación de la cuenta, los roles se pueden personalizar para cada usuario. Alvys incluye once roles predefinidos organizados en una jerarquía estricta. La posición de un rol en la jerarquía refleja su nivel de autoridad y determina qué usuarios puede gestionar.

Los roles de usuario se gestionan desde Perfil de la empresa > Usuarios. Para acceder a esta sección, seleccione el icono de engranaje en el menú principal, luego Perfil de la empresa y, a continuación, la pestaña Usuarios. Cada fila de usuario muestra el rol asignado actualmente a esa cuenta.

Al crear o editar un usuario, el rol se selecciona de una lista desplegable en el formulario de usuario.

Un rol y un permiso son dos cosas distintas. Un rol es un perfil con nombre, como Despachador o Facturador, que se asigna a un usuario al crear su cuenta. Cada rol incluye un conjunto predeterminado de permisos que reflejan las responsabilidades típicas de ese puesto. Un permiso es una capacidad específica, como "Generar factura" o "Ver tarifa del cliente" , que controla el acceso de un usuario a una acción o dato en particular.

Piénsalo así: un rol es un puesto de trabajo y los permisos son las llaves del llavero de esa persona. El rol determina con qué llaves empieza. Los usuarios con el permiso "Establecer permisos" pueden añadir o eliminar llaves individuales sin cambiar el rol de la persona.

Algunos permisos controlan lo que un usuario puede ver (acceso de solo lectura), mientras que otros controlan lo que puede hacer (crear, editar o eliminar). Por ejemplo, el permiso "Ver tarifa del cliente" permite al usuario ver la tarifa cobrada a un cliente, pero se requiere el permiso "Editar tarifa del cliente" antes de poder modificarla. Ante la duda, asigne primero el acceso de solo lectura y, a partir de ahí, amplíe los permisos.

Los cambios en los permisos de un usuario surten efecto la próxima vez que inicie sesión o al actualizar su sesión.

Un rol no es lo mismo que un conjunto de permisos. Un rol proporciona los permisos predeterminados de un usuario al crear su cuenta, pero estos permisos pueden agregarse o eliminarse individualmente en cualquier momento posterior. Dos usuarios que comparten el mismo rol pueden tener permisos activos diferentes si sus configuraciones se han personalizado después de la asignación del rol.

Si bien los roles de nivel superior generalmente cuentan con un conjunto más amplio de permisos predeterminados, no siempre es así. Algunos roles están diseñados en torno a funciones laborales específicas e incluyen permisos especializados que reflejan esas responsabilidades, independientemente de su posición en la jerarquía.

La posición jerárquica de un usuario determina su alcance de gestión: los usuarios solo pueden gestionar o modificar los permisos de los usuarios que se encuentran por debajo de ellos en la jerarquía. Por ejemplo, un Dispatcher no puede modificar la configuración ni los permisos de la cuenta de un Office Admin.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo asignar roles al crear o editar una cuenta de usuario, consulte Agregar y administrar usuarios en Alvys .

El rol de Soporte es el de mayor privilegio en el sistema y está reservado exclusivamente para los empleados de Alvys. No está disponible para ninguna cuenta de empresa y no puede asignarse a ningún miembro del personal de la empresa bajo ninguna circunstancia. El personal de soporte de Alvys solo puede acceder a su cuenta para ayudar con la resolución de problemas, investigar incidencias o realizar acciones correctivas en su nombre.

Si ve que a un usuario de su sistema se le ha asignado el rol de Soporte, esa persona es miembro del equipo de soporte interno de Alvys.

El rol de administrador es el de mayor jerarquía disponible para los usuarios de la empresa y otorga el conjunto más amplio de permisos para el personal externo a Alvys. Este rol está destinado a propietarios de empresas, directores de operaciones y administradores que necesitan acceso casi completo al sistema.

Los administradores son responsables de gestionar el ciclo de vida completo del usuario, incluyendo la creación, edición y desactivación de usuarios, así como la configuración de transportistas, clientes y empresas. Tienen autoridad para gestionar las operaciones de carga de principio a fin, acceder a informes financieros, configurar planes de pago y controlar la configuración e integraciones de todo el equipo.

Por defecto, los usuarios administradores tienen acceso completo, con la excepción de un pequeño conjunto de permisos muy sensibles. Estos permisos se retienen intencionadamente para proteger los datos, aunque un administrador conserva la autoridad total para habilitarlos para sí mismo o para otros según sea necesario.

El rol de Administrador de Socios es un rol administrativo principal, generalmente asignado al propietario de la empresa o a los gerentes generales. Los usuarios con este rol tienen permisos completos y un nivel de acceso prácticamente idéntico al de un Administrador, pero su jerarquía es inferior a la de este. Un Administrador de Socios no puede ascender a otro usuario a Administrador, ya que no se le puede asignar un rol superior al suyo.

El puesto de Gerente de Operaciones está diseñado para personal de mandos intermedios y superiores que supervisan a los despachadores, las cargas, los transportistas y los clientes. Se ubica entre el puesto de Administrador y el de Auxiliar Administrativo en la jerarquía.

Este puesto es la opción adecuada para supervisores de confianza, como gerentes de operaciones, gerentes de flota y gerentes de terminal, cuyas responsabilidades principales incluyen supervisar las operaciones diarias de despacho y carga, administrar transportistas y clientes, revisar resúmenes e informes financieros y monitorear la actividad de los conductores y los activos.

El rol de Administrador de Oficina está diseñado para usuarios que coordinan y gestionan los procedimientos y políticas generales de la oficina. Los permisos predeterminados de este rol se centran en la gestión de cuentas de usuario, empresas, activos (camiones, remolques, conductores), plantillas de carga y acceso al mercado.

Los usuarios previstos para este rol son los jefes de oficina, los gerentes administrativos o los coordinadores de back-office.

Objetivos y acciones principales para los usuarios administradores de Office:

Los permisos predeterminados incluyen: "Pagar al propietario operador" , todos los permisos de tarifa, "Agregar usuario" , "Establecer permiso" , "Editar transportista" , "Activar transportista" , todos los permisos de administración de clientes y empresas, "Editar activo" , "Ver plantillas de carga" , "Administrar plantillas de carga" , todos los permisos de Marketplace, todos los permisos de vista de activos, todos los permisos de vista de seguridad, "Ver tarifas de conductor" y "Editar tarifas de conductor" .

Este rol no incluye acceso a informes financieros, permisos de liquidación ni la capacidad de pagar a los conductores. Los administradores de oficina pueden agregar usuarios y ajustar permisos, pero solo para usuarios de un nivel jerárquico inferior al suyo. No pueden ascender a otro usuario a administrador de oficina ni a ningún rol superior.

El despachador desempeña el rol principal en la gestión de cargas. Los despachadores son la columna vertebral operativa de las operaciones de transporte de mercancías; crean y gestionan las cargas, asignan transportistas y conductores, y coordinan las recogidas y entregas.

Este puesto está destinado a despachadores de carga, planificadores de carga, coordinadores de carga y gerentes de conductores.

Objetivos y acciones principales para los usuarios de Dispatcher:

Los permisos predeterminados incluyen: todos los permisos de tarifas, "Agregar accesorios" , "Editar millas" , "Despachar" , todos los permisos de operaciones de carga, "Editar transportista" , "Activar transportista" , todos los permisos de administración de clientes y empresas, "Ver plantillas de carga" , "Ver tarifas de conductores" , "Editar tarifas de conductores" , todos los permisos de Marketplace, todos los permisos de vista de activos y todos los permisos de vista de seguridad.

Los despachadores no tienen acceso a la facturación, los recibos de pago, los informes financieros ni la gestión de usuarios. El permiso "Despacho" viene incluido en este rol por defecto, pero también se puede habilitar en otros roles como Agente de Ventas o Entrada de Datos.

El rol de Facturador está diseñado para usuarios que gestionan la facturación, los pagos, las transferencias y los informes financieros. Los Facturadores cuentan con el conjunto más amplio de permisos financieros entre los roles que no son de administrador.

Este puesto está destinado a auxiliares de facturación, especialistas en cuentas por cobrar, auxiliares de cuentas por pagar, especialistas en nóminas y contables de transporte.

Objetivos y acciones principales para los usuarios de Biller:

Los permisos predeterminados incluyen: "Pagar al propietario operador" , "Agregar accesorios" , "Facturación" , "Exportar" (bloqueado por integración), "Editar millas" , todos los permisos de tarifas, "Modificar tarifa de cheque electrónico" (bloqueado por integración), "Generar factura" , "Anular factura" , "Revertir transacción" (bloqueado por integración), "Anular transacción " (bloqueado por integración), "Ver recibos de pago" , "Informe de combustible" , "Informe de peaje ", todos los permisos de operación de carga, "Editar transportista" , "Activar transportista" , todos los permisos de administración de clientes y empresas, "Editar activo" , "Ver plantillas de carga" , "Editar recibos de pago" , "Ver informe financiero resumido" , "Ver informe financiero detallado" , "Ver informe de lista de estados de cuenta" , " Ver informe de partidas de estados de cuenta" , "Ver conductor acumulado en el año" , "Ver tarifas de conductor" , "Editar tarifas de conductor" , "Pagar al conductor" , "Aprobar partidas a pagar" , "Crear extracto del transportista" , "Editar facturar al cliente como" y todos los permisos de vista de activos.

El rol de Agente de Ventas está diseñado para usuarios que gestionan las relaciones con clientes y transportistas, negocian tarifas y brindan soporte para la reserva de cargas. Los Agentes de Ventas tienen un conjunto de permisos similar al de los Despachadores, con visibilidad completa de las tarifas de clientes y transportistas.

Este puesto está dirigido a agentes de ventas, agentes de transporte de mercancías, representantes de ventas de logística, ejecutivos de cuentas y representantes de desarrollo de negocio.

Objetivos y acciones principales para los usuarios Agentes de Ventas:

Los permisos predeterminados incluyen: "Pagar al propietario operador" , todos los permisos de tarifa, "Editar millas" , "Despachar" , todos los permisos de operación de carga, "Editar transportista" , "Activar transportista" , todos los permisos de administración de clientes y empresas, "Ver plantillas de carga" , "Ver tarifas de conductor" y "Editar tarifas de conductor" .

Este rol no incluye facturación, emisión de facturas, permisos para informes financieros, acceso al Marketplace, permisos de Safety View ni permisos de pago.

El rol de Entrada de Datos está diseñado para usuarios que crean cargas, ingresan datos de envío y gestionan la recepción de ofertas. Este rol cuenta con un conjunto de permisos específico centrado en la creación de cargas y operaciones básicas.

Este puesto está destinado a auxiliares de introducción de datos, asistentes administrativos, preparadores de carga y coordinadores de EDI.

El rol de Entrada de datos es el único rol que no es de administrador e incluye "Participar en la licitación" de forma predeterminada, lo que refleja su uso en el procesamiento de las licitaciones EDI entrantes de los socios comerciales.

Objetivos y acciones principales para los usuarios de entrada de datos:

Los permisos predeterminados incluyen: todos los permisos de tarifas, "Editar transportista" , "Activar transportista" , todos los permisos de administración de clientes y empresas, "Editar millas" , "Agregar accesorios" , todos los permisos de operación de carga, "Editar activo" , "Participar en licitación" , "Ver plantillas de carga" , "Ver tarifas de conductor" , "Editar tarifas de conductor" y todos los permisos de vista de activos.

Los usuarios de Entrada de Datos no pueden despachar cargas, anular estados de parada, acceder a la facturación, administrar usuarios ni ver registros de seguridad y mantenimiento. A pesar de su posición en la jerarquía, el rol de Entrada de Datos cuenta con un conjunto de permisos considerable que abarca la creación de cargas, la gestión de transportistas y la gestión de clientes.

El puesto de Seguridad está diseñado para el personal de cumplimiento normativo y seguridad que supervisa la seguridad de la flota, gestiona los activos y revisa los informes de seguridad. Se trata de un puesto especializado con acceso restringido.

Este puesto está dirigido a responsables de seguridad, inspectores de cumplimiento normativo del Departamento de Transporte (DOT), coordinadores de seguridad de flotas y especialistas en riesgos y cumplimiento normativo.

Objetivos y acciones principales para los usuarios de seguridad:

Los permisos predeterminados incluyen: "Editar activo" , "Calendario de fechas pasadas" , "Informe de combustible" , "Informe de peajes" , todos los permisos de vista de activos ( "Ver conductores" , "Ver remolques" , "Ver camiones" ) y todos los permisos de vista de seguridad ( "Ver accidentes" , "Ver reclamaciones" , "Ver inspecciones en carretera" , "Ver registros y totales de mantenimiento" , "Ver importes de mantenimiento" , "Ver informe de seguridad de activos" ).

Los usuarios con permisos de seguridad no tienen acceso a cargas, tarifas, facturación, despacho, mercado, gestión de clientes ni administración de usuarios.

El rol de Conductor está destinado a conductores de la empresa, propietarios-operadores, contratistas y demás personal que utiliza la aplicación móvil de Alvys. Este rol otorga acceso a la aplicación móvil y no incluye permisos para la versión de escritorio.

De forma predeterminada, el rol de Conductor tiene un conjunto de permisos vacío. Los permisos de cada conductor deben configurarse explícitamente según sus responsabilidades específicas. Para obtener información sobre los permisos de las aplicaciones móviles, consulte Permisos de la aplicación .

Objetivos y acciones principales para los usuarios de Driver:

Los conductores que inicien sesión en la aplicación de escritorio no tendrán acceso a ningún módulo.

El rol de Soporte se sitúa en la cima de la jerarquía y está reservado exclusivamente para el personal interno de Alvys. Le siguen los roles de Administrador y Administrador de Socios, que proporcionan control administrativo a nivel de empresa. Debajo de estos se encuentran los roles orientados a las operaciones: Gerente de Operaciones, Administrador de Oficina, Despachador, Facturador, Agente de Ventas y Entrada de Datos. El rol de Seguridad proporciona acceso especializado para el cumplimiento normativo y la gestión de activos. El rol de Conductor no tiene permisos predeterminados y debe configurarse explícitamente.

La posición de un usuario en la jerarquía determina su alcance de gestión: los usuarios solo pueden gestionar o modificar los permisos de los usuarios que se encuentran por debajo de ellos en la jerarquía. Por ejemplo, un Dispatcher no puede modificar los permisos de un Office Admin.

P: ¿Cuál es la diferencia entre un rol y un permiso?

A: Un rol es un perfil predefinido (como Despachador) asignado a un usuario al crear su cuenta, que proporciona un conjunto inicial de permisos predeterminados y establece su lugar en la jerarquía. Un permiso es un interruptor individual para una acción específica, como "Editar millas" o "Ver tarifa del cliente" .

P: ¿Se le puede asignar a un usuario más de un rol a la vez?

R: No. A cada cuenta de usuario se le asigna exactamente un rol. Si un usuario realiza tareas que abarcan varios roles, asígnele el rol más cercano a su función principal y, a continuación, habilite manualmente los permisos específicos que necesita.

P: ¿Qué sucede con los permisos personalizados de un usuario si cambio su rol?

A: Al cambiar el rol de un usuario, todos sus permisos se restablecen a los valores predeterminados del nuevo rol. Cualquier permiso agregado o eliminado previamente se sobrescribe, por lo que cualquier acceso personalizado debe reconfigurarse después de guardar el cambio de rol.

P: ¿Por qué el rol de administrador no tiene permisos de Eliminar o Carriles Contratados de forma predeterminada?

A: Esta es una medida de seguridad deliberada para proteger los datos confidenciales. Eliminar usuarios o proveedores y gestionar contratos de precios específicos para cada cliente son acciones de alto riesgo. Si bien los administradores tienen la autoridad para habilitarlas, están desactivadas por defecto para evitar la pérdida accidental de datos.

P: ¿Cuál es la principal diferencia entre un administrativo de oficina y un gerente de operaciones?

A: El rol de Administrador de Oficina se centra en tareas administrativas como agregar nuevos usuarios y administrar los activos de equipos. El rol de Gerente de Operaciones es un rol de supervisión enfocado en la supervisión operativa de alto nivel, como la revisión de resúmenes financieros y el monitoreo de la actividad de los conductores en toda la flota.

P: ¿Qué controla la posición en la jerarquía?

A: La posición en la jerarquía determina la autoridad organizativa de un usuario. Un usuario solo puede administrar o modificar los permisos de los usuarios que se encuentran en un nivel jerárquico inferior al suyo. Por ejemplo, un despachador no puede modificar la cuenta de un administrador de oficina.

P: ¿Puede un usuario con el rol de Seguridad ver la información de carga y velocidad?

R: No. La función de seguridad se limita al cumplimiento, el mantenimiento y los datos de inspección. Está diseñada para permitir que los responsables de seguridad desempeñen sus funciones sin exponer información comercial o financiera.

P: ¿Qué rol de Soporte veo en mi lista de usuarios?

A: El rol de Soporte está reservado exclusivamente para el personal interno de Alvys. Estas personas no son empleados de su empresa; acceden a su sistema únicamente para brindar asistencia técnica, solucionar problemas o realizar las acciones correctivas solicitadas.

P: Si un usuario necesita realizar tanto el envío como la facturación, ¿qué rol debo elegir?

A: Elija el rol que represente su responsabilidad principal. Si necesitan un amplio acceso financiero, asígneles el rol de Facturador y luego habilite el permiso "Despacho" para que también puedan gestionar las cargas.