A cada usuario que inicia sesión en Alvys TMS se le asigna un único rol. Un rol es un perfil predefinido que determina los permisos predeterminados del usuario, incluyendo lo que puede ver, las acciones que puede realizar y los roles que puede visualizar, administrar o asignar. Los roles son la base del control de acceso en Alvys. Establecen los permisos básicos de cada usuario al crear su cuenta y pueden personalizarse individualmente. El rol asignado a un nuevo usuario influye en su experiencia general dentro de la plataforma.
Alvys incluye once (11) roles predefinidos organizados en una jerarquía estricta. La posición de un rol en esta jerarquía refleja su nivel de importancia y determina qué usuarios pueden administrar los permisos de otros. Si bien los roles de nivel superior generalmente tienen un conjunto más amplio de permisos predeterminados, esto no siempre es así. Algunos roles están diseñados en torno a funciones laborales específicas e incluyen permisos especializados que reflejan dichas responsabilidades, en lugar de basarse únicamente en su posición en la jerarquía.
Este artículo abarca todos los roles disponibles en Alvys, su propósito y cómo se relacionan con los permisos individuales. Tanto si eres propietario y estás creando tu equipo por primera vez como si eres administrador y estás incorporando a un nuevo empleado, comprender a fondo los roles te ayudará a mantener la seguridad de los datos y a garantizar que tu equipo funcione de manera eficiente.
Roles y permisos: Cómo interactúan los roles con los permisos
Antes de explorar cada rol, es útil comprender la diferencia entre un rol y un permiso. Un rol es un perfil con nombre, como "Despachador" o "Facturador", asignado a un usuario al crear su cuenta. Cada rol incluye un conjunto predeterminado de permisos que reflejan las responsabilidades típicas de ese puesto. Un permiso, en cambio, es una capacidad específica, como realizar una acción concreta o ver un tipo de datos determinado, por ejemplo, "Factura" o "Ver tarifa del cliente". Los permisos son los componentes individuales, mientras que los roles son conjuntos de estos componentes.
Piénsalo así: un rol es un puesto de trabajo, y los permisos son las llaves del llavero de esa persona, que representan las diferentes capacidades o acciones que puede realizar. El rol determina con qué llaves comienza. Los administradores con el permiso " Establecer permisos" pueden agregar o eliminar llaves individuales sin cambiar el rol de la persona.
Algunos permisos controlan lo que un usuario puede ver (solo lectura), mientras que otros controlan lo que puede hacer (crear, editar, eliminar). Por ejemplo, el permiso " Ver tarifa del cliente" permite a un usuario ver la tarifa cobrada a un cliente, pero se requiere el permiso " Editar tarifa del cliente" para poder modificarla. Ante la duda, asigne primero el acceso de solo lectura y, a partir de ahí, amplíe los permisos. Los cambios en los permisos de un usuario se aplicarán la próxima vez que inicie sesión o al actualizar su sesión.
ℹ️ Un rol no es lo mismo que un conjunto de permisos. Un rol proporciona los permisos predeterminados de un usuario al crear su cuenta, pero estos permisos pueden agregarse o eliminarse individualmente en cualquier momento posterior. Por lo tanto, dos usuarios que comparten el mismo rol pueden tener permisos activos diferentes si sus configuraciones se han personalizado después de la asignación del rol.
Roles
Soporte (solo para el personal de Alvys)
El rol de Soporte es el de mayor privilegio en el sistema y está reservado exclusivamente para los empleados de Alvys. No está disponible para ningún inquilino ni empresa cliente, y no puede asignarse a miembros del personal de la empresa bajo ninguna circunstancia. Este rol no puede replicarse ni simularse mediante la acumulación de permisos en otra cuenta. Si observa que el rol de Soporte está asignado a un usuario en su sistema, esa persona pertenece al equipo de soporte interno de Alvys y no es un empleado de su empresa. El personal de soporte de Alvys solo puede acceder a su cuenta para ayudar con la resolución de problemas, investigar incidencias o realizar acciones correctivas en su nombre.
Administración
El rol de Administrador es el de mayor jerarquía disponible para los usuarios de la empresa (que no pertenecen al personal de Alvys) y otorga el conjunto más amplio de permisos. Este rol está destinado a propietarios, gerentes, directores de operaciones y administradores de la empresa que necesitan acceso casi completo al sistema.
El rol de administrador está diseñado para supervisar y mantener todos los aspectos de la cuenta Alvys de una empresa. Los administradores son responsables de gestionar el ciclo de vida completo del usuario, incluyendo la creación, edición y desactivación de usuarios, así como la configuración de transportistas, clientes y empresas dentro de Alvys. Tienen autoridad para gestionar las operaciones de carga de principio a fin, acceder a informes financieros, configurar planes de pago y mucho más. Además, los administradores controlan la configuración e integraciones de todo el equipo, lo que los convierte en el principal responsable de cómo se configura y utiliza la plataforma en toda la organización.
Por defecto, los usuarios administradores tienen acceso completo al sistema, con todos los permisos excepto algunos de los datos más sensibles. Estos permisos se restringen intencionadamente para proteger su información más confidencial, aunque un administrador conserva la autoridad para habilitarlos manualmente para sí mismo o para otros, según lo requiera la organización.
✅ Buenas prácticas: Reserve el rol de Administrador para el menor número de personas necesario; idealmente, el propietario y un administrador suplente. Utilice el rol de Administrador de oficina o Gerente de operaciones para las tareas de supervisión diarias.
Administrador de socios
El administrador asociado es esencialmente un "administrador principal", generalmente asignado al propietario de la empresa o a los gerentes generales. Recibe permisos completos porque debe operar casi como el equipo de soporte, pero su jerarquía es inferior a la del administrador. Un administrador asociado nunca puede ascender a otro usuario a administrador, ya que a los usuarios no se les puede asignar un rol superior al suyo. Ambas reglas se aplican de forma independiente.
Gerente de Operaciones
El puesto de Gerente de Operaciones está diseñado para personal de mandos intermedios y personal de operaciones de alto nivel que supervisa a los despachadores, las cargas, los transportistas y los clientes. Ubicado entre el puesto de Administrador y el de Auxiliar Administrativo en la jerarquía, es la opción adecuada para supervisores de confianza que requieren una amplia autoridad operativa. Este puesto puede asignarse a Gerentes de Operaciones, Gerentes de Flota y Gerentes de Terminal cuyas responsabilidades principales incluyen supervisar las operaciones diarias de despacho y carga, gestionar transportistas, clientes y empresas, revisar resúmenes e informes financieros y monitorear la actividad de los conductores y los activos.
Administración de oficina
El rol de Administrador de Oficina está diseñado para supervisar, coordinar y gestionar los procedimientos y políticas administrativas generales de la oficina. Los permisos predeterminados de este rol se centran en la gestión de cuentas de usuario, empresas, activos (camiones, remolques, conductores), plantillas de carga y acceso y operaciones del mercado. Los gerentes de oficina, gerentes administrativos o coordinadores de back-office deben tener asignado el rol de Administrador de Oficina, ya que gestionan flujos de trabajo administrativos, cuentas de usuario y tareas de soporte operativo sin plena autoridad financiera.
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Mantener registros de transportistas y clientes.
Gestionar tarifas (cliente y operador)
Agregar nuevos usuarios y ajustar los permisos para el personal de menor nivel.
Trabajar con plantillas de carga
Supervisar los datos de activos, conductores y seguridad.
Acceda al mercado (vea, reserve y puje por cargas)
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Pagar al propietario operador, todos los permisos de tarifas, agregar usuario, administrar permisos, editar transportista, activar transportista, todos los permisos de administración de clientes y empresas, editar activo, ver y administrar plantillas de carga, todos los permisos de Marketplace, todos los permisos de visualización de activos, todos los permisos de visualización de seguridad y ver y editar tarifas de conductores.
Este rol no incluye acceso a informes financieros, permisos de liquidación ni la capacidad de pagar a los conductores. Los administradores de oficina pueden agregar usuarios y ajustar permisos, pero solo para usuarios de un nivel jerárquico inferior al suyo. No pueden ascender a otro usuario a administrador de oficina ni a ningún rol superior.
Transportista
El puesto de despachador es fundamental para la gestión de cargas en el sistema TMS de Alvys. Los despachadores son la columna vertebral de las operaciones de transporte de mercancías; gestionan las cargas, asignan transportistas y conductores, y coordinan las recogidas y entregas. Este puesto está dirigido a despachadores de carga, planificadores de carga, coordinadores de carga o gestores de conductores que administran las asignaciones de carga, las relaciones con los transportistas y el movimiento diario de mercancías.
Objetivos y acciones principales:
Crear, asignar y realizar el seguimiento de las cargas.
Reservar transportistas y gestionar las relaciones con los transportistas.
Gestionar clientes y empresas
Anular los estados de parada y los pesos de carga cuando sea necesario
Utilice plantillas de carga para carriles repetitivos
Acceda al mercado de cargas
Supervisar a los conductores, camiones y remolques.
Consulte los registros de accidentes, reclamaciones e inspecciones en carretera.
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Todos los permisos de tarifas, accesorios, editar millas, despacho, todos los permisos de operación de carga, editar transportista, activar transportista, todos los permisos de administración de clientes y empresas, ver plantillas de carga, ver y editar tarifas de conductores, todos los permisos de mercado, todos los permisos de vista de activos y todos los permisos de vista de seguridad.
Los despachadores no tienen acceso a facturación, recibos de pago, informes financieros ni gestión de usuarios. El rol de despachador incluye permisos de despacho por defecto, pero estos permisos también se pueden asignar a otros roles, como agente de ventas o entrada de datos.
Facturador
El rol de Facturador es el rol de operaciones financieras, diseñado para usuarios que gestionan la facturación, los pagos, las transferencias y los informes financieros. Los Facturadores cuentan con el conjunto más amplio de permisos financieros entre los roles que no son de administrador. Este rol está específicamente pensado para su equipo de contabilidad y cobranzas.
Los responsables de facturación se centran exclusivamente en el aspecto financiero de las operaciones, incluyendo la facturación a clientes, el procesamiento de pagos a conductores y transportistas autónomos, la gestión de transacciones y la generación de informes financieros. Está dirigido a auxiliares de facturación, especialistas en cuentas por cobrar, auxiliares de cuentas por pagar, especialistas en nóminas, contables de transporte, gestores de liquidaciones y demás personal de operaciones financieras.
Objetivos y acciones principales:
Generar y gestionar facturas de clientes
Procesar pagos a conductores y propietarios-operadores
Gestionar recibos de nómina y planes de pago
Aprobar partidas por pagar
Crear y gestionar extractos de la compañía aseguradora
Generar informes financieros (resumen, detallado, lista de estados de cuenta, partidas de estados de cuenta, factor determinante acumulado en el año)
Revertir, anular y sobrescribir las transacciones cuando sea necesario.
Exportar datos financieros (Integraciones contables externas)
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Pagar al propietario operador, accesorios, facturación, exportación (bloqueada por integración), editar millas, todos los permisos de tarifa, tarifa de cheque electrónico (bloqueada por integración), factura, anular factura, revertir transacción (bloqueada por integración), anular transacción (bloqueada por integración), ver recibos de pago, informe de combustible, informe de peaje, todos los permisos de operación de carga, editar transportista, activar transportista, todos los permisos de administración de clientes y empresas, editar activo, ver plantillas de carga, editar recibos de pago, ver informe financiero resumido, ver informe financiero detallado, ver informe de lista de estados de cuenta, ver informe de partidas de estados de cuenta, ver conductor YTD, ver y editar tarifas de conductor, pagar conductor, aprobar partidas por pagar, crear estado de cuenta del transportista, editar facturar cliente como y todos los permisos de vista de activos.
Agente de ventas
El rol de Agente de Ventas está enfocado en ventas y diseñado para usuarios que gestionan las relaciones con clientes y transportistas, negocian tarifas y brindan soporte para la reserva de cargas. Los Agentes de Ventas tienen un conjunto de permisos similar al de los Despachadores, con visibilidad completa de las tarifas de clientes y transportistas. Pueden crear y editar clientes y empresas a través de la Gestión de Clientes/Empresas. Este rol no incluye permisos de Facturación, Informes Financieros, Marketplace, Safety View ni E-Check.
El puesto de Agente de Ventas está destinado a Agentes de Ventas, Agentes de Carga, Representantes de Ventas de Logística, Ejecutivos de Cuentas o Representantes de Desarrollo Comercial que reservan cargas y gestionan las relaciones con los clientes.
Objetivos y acciones principales:
Crear y gestionar cargas para sus cuentas
Reservar transportistas y gestionar las relaciones con los transportistas.
Crear y gestionar clientes y empresas.
Trabaje con plantillas de carga para negocios recurrentes.
Ver y editar las tarifas de los conductores
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Pagar al propietario operador, todos los permisos de tarifas, editar millas, despacho, todos los permisos de operación de carga, editar transportista, activar transportista, todos los permisos de administración de clientes y empresas, ver plantillas de carga, ver y editar tarifas de conductores y todos los permisos de vista de activos.
Entrada de datos
El rol de Entrada de Datos se centra en el procesamiento de datos y está diseñado para usuarios que crean cargas, ingresan datos de envío y gestionan la recepción de ofertas. Entrada de Datos cuenta con un conjunto de permisos específico centrado en la creación de cargas y operaciones básicas. Este rol está dirigido al personal que ingresa y mantiene registros operativos, pero no debe iniciar acciones de despacho ni acceder a datos financieros confidenciales. Es adecuado para personal de nivel inicial o contratistas que manejan tareas administrativas de datos. El rol de Entrada de Datos está dirigido a auxiliares de entrada de datos, asistentes administrativos, creadores de cargas o coordinadores EDI que se centran en la creación de cargas y el procesamiento de la recepción de ofertas EDI.
💡 El rol de Entrada de datos es el único rol que no es de administrador y que incluye la opción Participar en licitaciones de forma predeterminada, lo que refleja su función en el procesamiento de las licitaciones EDI entrantes de los socios comerciales.
Objetivos y acciones principales:
Ingresar y mantener registros de transportistas, clientes y empresas.
Construye cargas usando plantillas
Establecer y mantener registros de tarifas
Crear y participar en licitaciones
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Todos los permisos de tarifas, Editar transportista, Activar transportista, todos los permisos de administración de clientes y empresas, Editar millas, Accesorios, todos los permisos de operación de carga, Editar activo, Participar en licitación, Ver plantillas de carga, Ver y editar tarifas de conductores y todos los permisos de visualización de activos.
Los usuarios de entrada de datos no pueden despachar cargas, anular estados de parada, acceder a la facturación, administrar usuarios ni ver registros de seguridad y mantenimiento. Este rol no incluye permisos para despachar, facturar, generar informes financieros, acceder al Marketplace, ver la información de seguridad ni gestionar cheques electrónicos.
A pesar de su posición inferior en la jerarquía, el rol de Entrada de Datos cuenta con un conjunto de permisos sustancial que abarca la creación de cargas, la gestión de transportistas y la gestión de clientes.
Seguridad
El rol de Seguridad está diseñado para el personal de cumplimiento y seguridad que supervisa la seguridad de la flota, gestiona los activos y revisa los informes de seguridad. Se trata de un rol especializado de acceso restringido para oficiales de seguridad y personal de cumplimiento. Los usuarios de Seguridad se centran exclusivamente en la supervisión de activos, la documentación de cumplimiento y la elaboración de informes de seguridad. No tienen acceso a despachos, facturación ni tarifas. Este rol está dirigido a gerentes de seguridad, oficiales de cumplimiento del DOT, coordinadores de seguridad de flotas o especialistas en riesgos y cumplimiento.
Objetivos y acciones principales:
Supervisar los registros de mantenimiento del vehículo
Revisar los registros de accidentes y reclamaciones.
Resultados de la inspección en carretera
Generar informes de seguridad y de combustible/peaje
Mantener registros de conductores y activos desde una perspectiva de seguridad.
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Editar Activo, Calendario Fechas Pasadas, Informe de Combustible, Informe de Peajes, todos los permisos de Vista de Activos (Ver Conductores, Ver Remolques, Ver Camiones) y todos los permisos de Vista de Seguridad (Ver Accidentes, Ver Reclamaciones, Ver Inspecciones en Carretera, Ver Mantenimiento, Ver Montos de Mantenimiento, Ver Informe de Seguridad de Activos).
Los usuarios de seguridad no tienen acceso a cargas, tarifas, facturación, despacho, Marketplace, gestión de clientes ni administración de usuarios. Este rol no incluye permisos de despacho, facturación, emisión de facturas, tarifas, edición de millas, gestión de clientes, empresas o transportistas, Marketplace, plantillas de carga ni licitaciones.
Conductor
El rol de Conductor es el rol de operaciones de campo para los conductores de la empresa, propietarios-operadores, contratistas y demás personal que utiliza la aplicación móvil de Alvys. Este rol existe únicamente para brindar a los conductores acceso a la aplicación móvil y no incluye permisos para la versión de escritorio.
Por defecto, el rol de Conductor tiene un conjunto de permisos vacío y no se le otorgan permisos automáticamente. Los permisos de cada conductor deben configurarse explícitamente según sus responsabilidades específicas y las políticas de la empresa. Para obtener más información, consulte el artículo sobre permisos de la aplicación .
⚠️ No cree conductores a través del formulario “ Agregar usuario ”. La creación de usuarios de conductor difiere de otros roles, ya que se genera automáticamente mediante la configuración del conductor y el proceso de verificación de la aplicación móvil, en lugar de crearse manualmente. Siga siempre el flujo de trabajo adecuado para la creación de conductores:
Crea conductores en la Lista de conductores ingresando datos esenciales como nombre, dirección y número de teléfono móvil. El número de teléfono móvil sirve como identificador único que vincula al conductor con la aplicación móvil de Alvys. Los conductores deben iniciar sesión en la aplicación con este mismo número de teléfono y completar la verificación por SMS con un código de un solo uso. Tras la verificación exitosa, el sistema crea automáticamente una cuenta de usuario con el rol de Conductor en Perfil de la empresa > Usuarios.
Objetivos y acciones principales:
Consulta las cargas asignadas en la aplicación móvil.
Actualizar el estado de las paradas en la carretera
Enviar documentos (BOL, POD) a través del móvil
Acceder a sus recibos de nómina a través de la aplicación móvil (si está habilitada).
Permisos de escritorio: Los conductores que inicien sesión en la aplicación de escritorio no tendrán acceso a ningún módulo.
Jerarquía de roles resumida
La posición de un rol en la jerarquía refleja su nivel de autoridad en el sistema. En la cima se encuentra el rol de Soporte, reservado para el personal interno de Alvys con acceso completo al sistema, seguido por Administrador y Administrador de Socios, que proporcionan control administrativo a nivel de empresa y socio, respectivamente. Debajo de estos se encuentran una serie de roles enfocados en operaciones, que incluyen Gerente de Operaciones, Administrador de Oficina, Despachador, Facturador, Agente de Ventas y Entrada de Datos, cada uno diseñado en torno a un conjunto específico de funciones y responsabilidades laborales. El rol de Conductor no tiene permisos predeterminados y debe ser configurado explícitamente por un administrador, mientras que el rol de Seguridad, aunque es el más bajo en la jerarquía, tiene acceso especializado para cumplimiento, gestión de activos e informes de seguridad. Es importante destacar que la posición de un usuario en la jerarquía también determina su alcance de gestión dentro de la plataforma, ya que los usuarios solo pueden gestionar o modificar los permisos de aquellos que se encuentran por debajo de ellos en la jerarquía. Por ejemplo, un Despachador no puede modificar los permisos de un Administrador de Oficina.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Cuál es la diferencia entre un rol y un permiso? R: Un rol es un perfil predefinido (como "Despachador") asignado a un usuario que proporciona un conjunto inicial de permisos predeterminados y establece su posición en la jerarquía del sistema. Un permiso es una opción individual para una acción específica, como "Editar millas" o "Ver tarifa del cliente".
P: ¿Se le puede asignar a un usuario más de un rol a la vez? R: No. A cada cuenta de usuario se le asigna un único rol. Si un usuario realiza tareas que abarcan varios roles, debe asignarle el rol más cercano a su función principal y, a continuación, añadir manualmente los permisos específicos que necesita de otras categorías.
P: ¿Qué sucede con los permisos personalizados de un usuario si cambio su rol? R: Al cambiar el rol de un usuario, todos sus permisos se restablecen a los valores predeterminados del nuevo rol. Cualquier permiso agregado o eliminado previamente se sobrescribirá, por lo que deberá reconfigurar el acceso personalizado después de guardar el cambio de rol.
P: ¿Por qué el rol de administrador no tiene permisos de "Eliminar" ni de "Carriles contratados" por defecto? R: Esta es una medida de seguridad deliberada para proteger los datos confidenciales. Eliminar usuarios o transportistas y gestionar contratos de precios específicos de los clientes son acciones de alto riesgo. Si bien los administradores tienen la autoridad para habilitar estas funciones, están desactivadas por defecto para evitar la pérdida accidental de datos.
P: ¿Cuál es la principal diferencia entre un administrativo de oficina y un gerente de operaciones? R: El rol de administrativo de oficina se centra en tareas administrativas como agregar nuevos usuarios y administrar los activos de equipos. El rol de gerente de operaciones es un rol de supervisión enfocado en la supervisión operativa de alto nivel, como revisar resúmenes financieros y monitorear la actividad de los conductores en toda la flota.
P: ¿Qué controla realmente el número de jerarquía (1-11)? R: El número de jerarquía determina la autoridad organizativa de un usuario. Un usuario generalmente solo puede administrar o modificar los permisos de los usuarios que se encuentran en un nivel jerárquico inferior al suyo. Por ejemplo, un Despachador (Nivel 6) no puede modificar la cuenta de un Administrador de Oficina (Nivel 7).
P: ¿Puede un usuario con el rol de Seguridad ver información sobre carga y velocidad? R: No. El rol de Seguridad se limita estrictamente a datos de cumplimiento, mantenimiento e inspección. Este rol está diseñado para permitir que los responsables de seguridad realicen sus funciones sin exponer información comercial o financiera confidencial.
P: ¿Qué significa el rol de "Soporte" que veo en mi lista de usuarios? R: El rol de Soporte está reservado exclusivamente para el personal interno de Alvys. Estas personas no son empleados de su empresa; acceden a su sistema únicamente para brindar asistencia técnica, solucionar problemas o realizar las acciones correctivas solicitadas.
P: Si un usuario necesita realizar tanto el despacho como la facturación, ¿qué rol debo elegir? R: Debe elegir el rol que represente su responsabilidad principal; normalmente Facturador si necesita un amplio acceso financiero y, a continuación, habilitar manualmente el permiso "Despacho" para que también pueda gestionar las cargas.
Próximos pasos
⏭️ Ya sabes cómo funcionan los roles y permisos en Alvys y cómo configurarlos para tu equipo. Continúa con el artículo Agregar y administrar usuarios. Recorrer todo el ciclo de vida del usuario, desde la creación de una nueva cuenta, la asignación del rol correcto, el ajuste de permisos, hasta la confirmación del acceso.