Los permisos de facturación —también llamados derechos de acceso financiero o autorizaciones contables— determinan qué puede ver y hacer cada usuario dentro de las áreas financieras y contables de Alvys. Se configuran por usuario y se aplican en toda la plataforma, incluidas las cargas, los reportes y el menú Accounting. Los quince permisos de la categoría Billing van desde el acceso básico —el permiso "Billing" en sí— hasta controles granulares sobre paystubs, pay plans y factoring.

Para modificar cualquier permiso, el usuario que inició sesión debe tener el permiso "Permissions" —el toggle "Set Permission", ubicado en la categoría Management—. Sin este permiso, el perfil de usuario es de solo lectura.

Para ver instrucciones paso a paso sobre cómo agregar usuarios y configurar permisos, consulta Permisos de Management y Privacy.

Los roles Partner Admin reciben todos los permisos de Billing por defecto. Los roles Safety y Driver no reciben ninguno. La siguiente tabla muestra las asignaciones predeterminadas confirmadas para permisos con asignaciones de rol documentadas explícitamente; para los permisos restantes —Billing master, Generate Invoice, Override Invoice, Pay Driver, Pay Owner Operator, View/Edit Paystubs, Rollback Transaction—, revisa las secciones individuales a continuación o consulta las asignaciones actuales directamente en Management → Settings → Users.

El permiso "Billing" es la llave maestra de acceso a las áreas financieras de Alvys. El personal con este permiso puede ver y trabajar con dinero: facturas, pagos de clientes, registros de factoring y reportes financieros. El personal que no lo tiene solo ve el lado operativo de la plataforma; toda la información financiera permanece oculta, sin importar qué otros permisos de billing tenga.

Habilitar "Billing" proporciona el siguiente acceso:

"Billing" es un requisito previo para que muchos de los permisos específicos de billing que se describen a continuación surtan efecto completo en cargas con estados de billing —Released, Queued, Invoiced, Financed, Completed, On Hold—. Los admins deben habilitar "Billing" primero.

El permiso "Invoice" —que se muestra como "Generate Invoice" en la interfaz de usuario— permite que un usuario genere y regenere facturas, envíe facturas a clientes y mande recordatorios de pago para cargas individuales.
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Específicamente, este permiso habilita el botón Generate Invoice en cargas con estado Released, Queued, Invoiced, Financed o TONU, accesible desde el Money Box en la vista Trip Info.

El permiso "Override Invoice" permite que un usuario modifique dos campos de fecha en una carga ya facturada: Invoice Due Date y Date Invoiced, visibles en la página de detalles de la carga.
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Estos campos pueden editarse en cargas con estado Released, Queued, Invoiced o Financed. Permanecen bloqueados para todos los usuarios en cargas con otros estados operativos, sin importar los permisos.
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El permiso maestro "Billing" proporciona esta capacidad de forma inherente; "Override Invoice" es una alternativa más limitada para personal que necesita corregir fechas sin acceso completo a billing.

El permiso "RollBackTransaction" —que se muestra como "Rollback Transaction" en la interfaz de usuario— permite que un usuario revierta cargas factorizadas que se han subido a un proveedor de factoring mediante FTP, como Capital Depot o RTS. La opción Revert Factored Load aparece en el menú desplegable Manage en la página de detalles de la carga solo cuando se cumplen las tres condiciones: el usuario tiene este permiso, la carga está en estado Invoiced y la carga fue incluida previamente en un batch FTP de una compañía de factoring.

El permiso "Pay Driver" controla el acceso a todas las funciones de paystubs de conductores en Alvys. Los usuarios con este permiso pueden acceder a la página

Pay Drivers o Driver Settlements dentro de Accounting y pueden generar paystubs para conductores de compañía. Este permiso también muestra las pestañas Deductions, Escrow Account y Fuels dentro de cada perfil de conductor. Estas pestañas están completamente ocultas para los usuarios que no tienen este permiso.

Para modificar un perfil de conductor además de verlo, también se requiere el permiso "Edit Asset".

El permiso "Pay Owner Operator" controla el acceso al procesamiento de payroll de owner operators. Controla la pestaña Owner Op en la página Pay Driver y el filtro de owner operator en la página Driver Settlements. Sin este permiso, los usuarios aún pueden procesar paystubs para conductores de compañía y camiones, pero no pueden acceder a la vista de owner operator.

"Pay Owner Operator" funciona junto con "Pay Driver": Pay Driver controla el acceso a la página de settlements y a la vista de conductores de compañía; Pay Owner Operator agrega la pestaña de owner operator dentro de esa misma página.

El permiso "View Paystubs" permite que un usuario vea registros de paystubs de conductores y owner operators desde el perfil del conductor. Sin este permiso, los datos de paystubs quedan completamente ocultos. Este permiso es un requisito previo estricto para "Edit Paystubs".

El permiso "Edit Paystubs" habilita dos acciones en los paystubs de conductores desde el menú de tres puntos en el perfil del conductor: abrir y modificar un paystub existente en su página de edición, y eliminar —revertir— un paystub.

"View Paystubs" es un requisito previo estricto. Además, las acciones de edición y eliminación aplican solo a paystubs generados mediante el flujo legacy de driver pay. Los driver settlement statements generados mediante el módulo moderno Driver Settlements no se pueden modificar ni eliminar desde el perfil del conductor; deben revertirse dentro de la pestaña statements del módulo Driver Settlements.

El permiso View Pay Plans funciona junto con el feature flag de Pay Plans, y ambos requisitos deben cumplirse para que la página Pay Plans aparezca en el menú de management. Mientras que el feature flag proporciona control a nivel tenant sobre la disponibilidad de la función, el permiso proporciona autorización específica del usuario dentro de esos entornos habilitados.

Por defecto, el permiso View Pay Plans se otorga a los roles Support, Partner Admin y Admin.

El permiso Edit Pay Plans controla la capacidad de un usuario para crear, modificar y eliminar plantillas de driver pay plan dentro de Alvys TMS. Para que este permiso sea efectivo, el feature flag de Pay Plans debe estar habilitado a nivel tenant. Si este flag está deshabilitado, los usuarios no pueden navegar a la página de pay plans sin importar los permisos que tengan, ya que el sistema bloquea completamente el acceso a la ruta. Acceder a la funcionalidad Edit Pay Plans también requiere el permiso View Pay Plans como requisito previo. Sin la capacidad de ver la página, un usuario no puede interactuar con la interfaz de edición.

Cuando se otorga este permiso, un usuario obtiene acceso a tres (3) operaciones específicas de escritura. Puede:
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Crear un nuevo pay plan mediante un formulario modal

Modifica cualquier plan existente seleccionando el ícono de editar.

Elimina permanentemente un plan mediante un cuadro de confirmación.

Debido a que las configuraciones de pay plans impactan la compensación de todos los conductores y owner operators en todo el Tenant, los cambios no autorizados pueden generar errores significativos de payroll o disputas con conductores.

Por defecto, el permiso Edit Pay Plans se asigna a los roles Support, Partner Admin y Admin. Está explícitamente excluido de los roles Operation Manager, Dispatcher, Biller y otros roles operativos para mantener una separación clara de responsabilidades.

El permiso Approve Payable Items controla si un usuario puede aprobar o desaprobar line items pagables para liquidaciones de carrier y driver settlements. En Alvys TMS, los payable items son cargos individuales, como trip values, accessorials y e-checks, que deben aprobarse antes de poder incluirse en una liquidación. Este proceso de aprobación funciona como un paso de control de calidad, lo que permite que un usuario autorizado revise cada item antes de aprobarlo para pago. Sin este permiso, un usuario no puede aprobar items para la generación de statements.

Por defecto, este permiso se otorga a los roles Support, Partner Admin, Admin, Operation Manager y Biller. Por el contrario, este acceso específico no se asigna por defecto a los roles Dispatcher, Sales Agent, Data Entry, Office Admin, Safety o Driver.

El permiso Create Carrier Statement controla si un usuario puede generar statements de carrier settlement. Un carrier statement es un documento financiero formal que resume todos los cargos, pagos y deducciones de un carrier durante un período de liquidación. Crear un statement es el paso que finaliza la liquidación del carrier y la prepara para pago. Sin este permiso, el usuario no puede finalizar carrier settlements.

Por defecto, esta autorización se otorga a los roles Support, Partner Admin, Admin, Operation Manager y Biller. Por el contrario, este permiso específico no se asigna por defecto a los roles Dispatcher, Sales Agent, Data Entry, Office Admin, Safety o Driver.

El permiso Revert Carrier Statement controla si un usuario puede revertir —deshacer— un statement de carrier settlement que ya fue generado. Revertir un statement devuelve los payable items del carrier a su estado previo al statement, cancelando efectivamente la liquidación y permitiendo que se hagan correcciones antes de generar un nuevo statement.

Esta es una acción correctiva que solo debe realizarse cuando se han identificado errores en el statement original y necesitan corregirse. Debido a que revertir afecta las expectativas de pago del carrier y puede requerir coordinación con el carrier, está restringido a usuarios de nivel administrador que pueden tomar decisiones informadas sobre reversals financieros.

Por defecto, esta autorización se otorga a los roles Support, Partner Admin, Admin y Operation Manager. Por el contrario, este permiso específico no se asigna por defecto a los roles Biller, Dispatcher, Sales Agent, Data Entry, Office Admin, Safety o Driver. Este permiso es más restrictivo que “Create Carrier Statement” —que sí recibe el Biller— y refleja la naturaleza sensible de revertir compromisos financieros.

El permiso Edit Invoice Customer As controla el dropdown “Invoice Customer As” en la página Load Details. Permite que un usuario seleccione una subsidiaria diferente de la empresa a la que aparece en la factura del cliente para una carga. Esto es útil para empresas con múltiples subsidiarias, donde una carga puede ser manejada bajo una entidad, pero facturada bajo otra con una relación de cliente separada. Cuando se hace una selección, el sistema actualiza el registro de la carga con la subsidiaria elegida.

Si un usuario no tiene este permiso, el dropdown permanece visible pero deshabilitado, por lo que puede ver la selección actual, pero no cambiarla. Por defecto, este permiso se otorga únicamente a los roles Partner Admin, Admin, Operation Manager y Biller.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el permiso "Billing" y los otros 14 toggles específicos de billing?

R: El permiso "Billing" funciona como la llave maestra de entrada para todo el módulo de accounting. Desbloquea el módulo Billing y proporciona visibilidad amplia de los datos financieros. Los otros 14 permisos controlan acciones específicas, como generar facturas, procesar pagos o administrar settlements. Por lo general, un usuario necesita el permiso "Billing" para acceso general, además de toggles específicos para sus tareas diarias.

P: ¿Puedo cambiar la subsidiaria "Invoice Customer As" después de que una carga haya sido pagada?

R: No. El dropdown "Invoice Customer As" solo es editable cuando una carga está en estados como Open, Dispatched, Delivered o Invoiced. Una vez que una carga alcanza el estado Queued o Paid, el campo de subsidiaria se bloquea para mantener la integridad financiera.

P: ¿Qué se requiere para editar una tarifa de cliente en una carga que ya fue liberada a billing?

R: Para editar tarifas en esta etapa, un usuario debe tener tanto el permiso Edit Customer Rate como el permiso maestro Billing. Sin el toggle Billing, los campos financieros se vuelven de solo lectura una vez que la carga se libera a billing.

P: ¿Por qué algunos miembros de mi equipo pueden ver las pestañas "Deductions" y "Fuels" en el perfil de un conductor mientras que otros no?

R: La visibilidad de estas pestañas está controlada por el permiso Pay Driver. Estos son datos financieros sensibles, por lo que Alvys oculta estas pestañas por completo para cualquier usuario que no tenga autorización para procesar driver settlements.

P: ¿Por qué no puedo revertir un carrier statement que acabo de crear?

R: Probablemente tienes el permiso Create Carrier Statement, pero no el permiso Revert Carrier Statement.

P: ¿Bajo qué condiciones específicas aparecerá la opción "Revert Factored Load" en el menú Manage?

R: Esta opción solo aparece cuando se cumplen tres condiciones al mismo tiempo: tienes el permiso Rollback Transaction, la carga está en estado Invoiced y la carga fue incluida previamente en un batch FTP de una compañía de factoring, como Capital Depot o RTS. Si falta cualquiera de estas condiciones, la opción no será visible en el dropdown.

P: ¿Por qué no puedo ver la opción Pay Plans en el menú Management aunque soy Admin?

R: El acceso a Pay Plans requiere tanto el permiso View Pay Plans como un feature flag a nivel de sistema habilitado.

P: ¿Qué sucede si tengo "Edit Pay Plans" habilitado, pero "View Pay Plans" está desactivado?

R: No podrás hacer ningún cambio. El permiso View Pay Plans es un requisito previo estricto; sin la capacidad de acceder y ver la página Pay Plans, no puedes interactuar con la interfaz para crear, modificar o eliminar pay plans.