Los Permisos de Tarifas regulan el acceso a los datos financieros que están en el centro de cada carga en Alvys. Nueve permisos están organizados en cuatro pares de visualización y edición, más un permiso independiente, lo que brinda a los administradores un control preciso sobre quién puede ver y quién puede cambiar los valores que determinan los ingresos, los costos y el pago del conductor.

Restringir la visibilidad de tarifas y los derechos de edición —acceso a tarifas y control de tarifas— protege a tu empresa contra cambios no autorizados que podrían afectar la rentabilidad, la precisión de la facturación al cliente y la integridad de las liquidaciones de conductores.

Para ver o modificar los Permisos de Tarifas de un usuario, ve a Administración > Usuarios, abre el perfil del usuario y selecciona Editar. La sección Tarifas aparece dentro del panel de permisos. El usuario que inició sesión debe tener el permiso "Set Permission" —ubicado en la categoría Administración— para realizar cualquier cambio.

Ve a Settings > Users y abre la pestaña Users.

Elige un usuario existente para Editar o selecciona Add User para crear un perfil nuevo.

Desplázate hasta la sección Permissions y localiza la categoría Rates. Las nueve casillas de Rates son "View Customer Rate", "Edit Customer Rate", "View Carrier Rate", "Edit Carrier Rate", "View Trip Value", "Edit Trip Value", "Add Accessorials", "View Driver Rates" y "Edit Driver Rates".

La categoría Rates contiene nueve permisos en cuatro pares de visualización y edición, más uno independiente:

Para ver instrucciones paso a paso sobre cómo administrar permisos de usuario, consulta Cómo agregar y administrar usuarios en Alvys.

El permiso "View Customer Rate" controla si un usuario puede ver la tarifa orientada al cliente en una carga, que representa lo que la empresa le cobra al cliente por mover la carga. Cuando está habilitado, los usuarios pueden ver el Customer Money Box en la página Load Details y ver las columnas Customer Freight Charge y Customer Revenue en la cuadrícula del Load Board.

El permiso "Edit Customer Rate" permite que los usuarios modifiquen la tarifa orientada al cliente en una carga. Editar las tarifas del cliente afecta directamente el lado de ingresos de cada carga y puede impactar la precisión de la facturación, por lo que este permiso debe otorgarse con cuidado.

El permiso "View Carrier Rate" controla si un usuario puede ver el costo del transportista en una carga, incluido el Carrier Money Box en la página Load Details, las columnas Carrier Rate y Carrier All-in Rate en la cuadrícula del Load Board, y la tabla Payment History en el perfil del transportista.

Las columnas Carrier Rate y Carrier All-in Rate en la cuadrícula del Load Board se vuelven visibles con este permiso.

Para viajes con transportistas externos que tienen un pago de transportista, este permiso también muestra la tabla Payment History en la sección Carrier Details.

El permiso "Edit Carrier Rate" permite que los usuarios modifiquen el costo del transportista en una carga. Debido a que las tarifas del transportista afectan directamente los márgenes de ganancia y los cálculos de liquidación, la edición depende del estado de la carga y está restringida en cargas que ya ingresaron a flujos de facturación o pago.

El permiso "View Trip Value" controla si un usuario puede ver el monto de compensación del conductor en una carga. El trip value es distinto de la tarifa del transportista: refleja lo que gana el conductor u owner-operator, en lugar de lo que la empresa le paga al transportista. Cuando está habilitado, los usuarios pueden ver el Trip Value Money Box, el Driver Money Box —que cubre el pago de Driver 1, Driver 2 y Owner-Operator—, la columna Trip Value en el Trip Board y la información de pago del conductor en la app móvil de Alvys.

Cuando está habilitado, el Driver Money Box se vuelve accesible y muestra el trip value para Driver 1, Driver 2 y el Owner-Operator, según cómo esté configurada la carga.

El mismo permiso también controla la visibilidad del trip value en la app móvil de Alvys; se selecciona automáticamente en la categoría App cuando View Trip Value está habilitado en la categoría Rates. Nota: primero se deben crear los conductores desde Assets → Drivers y completar la verificación por SMS. Los permisos de la app para conductores se administran desde el perfil del conductor en Assets → Drivers, no desde el perfil de usuario en Settings → Users, que solo es accesible para soporte.

Este permiso también controla la visibilidad de la columna Trip Value en el Trip Board.

El permiso "Edit Trip Value" permite que los usuarios modifiquen el monto de compensación del conductor en una carga. Los cambios al trip value afectan directamente las liquidaciones y paystubs de los conductores, por lo que este permiso implica un riesgo financiero significativo si se otorga de forma amplia.

Los campos de trip value son interactivos cuando este permiso está habilitado, pero se bloquean automáticamente una vez que un conductor ha sido marcado como Paid o se ha generado un truck statement. Esto evita cambios retroactivos en pagos finalizados.

Si se necesita editar un trip value después de que un conductor ha sido marcado como Paid, primero se debe revertir el truck statement para desbloquear los campos.

El permiso "Add Accessorials" permite que los usuarios creen, editen y administren cargos suplementarios más allá de la tarifa base de flete. Estos accessorials cubren servicios especializados o condiciones que ocurren durante el ciclo de vida de una carga, como detention, lumper fees, fuel surcharges, layovers y TONU (Truck Ordered Not Used). Dentro de Alvys, estos cargos se pueden aplicar a tres pilares distintos: el Customer para ingresos, el Carrier para costos, y el Driver u Owner-Operator para pago.

Si los accessorials se agregan de forma descuidada o incorrecta, la empresa puede absorber un costo innecesario o facturar incorrectamente a un cliente, dañando la relación comercial. Al restringir "Add Accessorials", las empresas aseguran que solo el personal autorizado pueda crear y modificar estos cargos. Por defecto, este permiso se otorga a todos los roles excepto Safety y Driver. Es esencial para Dispatchers que manejan problemas de tránsito en tiempo real y para personal de Billing que reconcilia facturas y liquidaciones finales.

El permiso "View Driver Rates" regula la capacidad de un usuario para acceder a estructuras de compensación sensibles almacenadas en los perfiles de conductores y en contextos a nivel de carga en todo Alvys. Esta autorización incluye los datos específicos de tarifa que determinan cómo se remunera a los conductores de compañía y owner-operators, como configuraciones por milla, por carga, por porcentaje o por hora. Este permiso es distinto del trip value o de las tarifas de transportista porque controla la metodología de pago subyacente, no solo el monto final de la liquidación. Al otorgarse, la sección Rate del perfil del conductor se vuelve visible, las tarifas del conductor en cargas individuales quedan accesibles y la columna Driver Rate aparece en la cuadrícula del Load Board.
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Cuando "View Driver Rates" está habilitado, la sección Rate del perfil del conductor es visible y muestra la estructura de tarifas —por ejemplo: por milla, rate per job, porcentaje, etc.—. Esta información puede usarse para calcular el pago esperado del conductor para una carga determinada, verificar la precisión de payroll o revisar estructuras de compensación durante conversaciones de desempeño. Sin este permiso, la sección de compensación de los perfiles de conductores permanece oculta.

La información de tarifas de conductores y owner-operators también es visible a nivel de carga cuando este permiso está habilitado:

Este permiso también controla la visibilidad de la columna Driver Rate dentro de las vistas de cuadrícula y la selección de columnas en el Trip Board. Si este permiso no se otorga, la columna Driver Rate se oculta por completo, lo que impide que los usuarios la agreguen manualmente a su Trip Board. Esto asegura que las métricas financieras detalladas permanezcan ocultas en los detalles del trip y en las páginas de assets de conductores.

"View Driver Rates" se asigna por defecto a todos los roles excepto Safety y Driver. Sigue siendo más relevante para Operations Managers, Dispatchers y Billers que requieren visibilidad de compensación para planificación, liquidaciones y análisis de costos. Para el personal de payroll, este acceso es indispensable para auditar y verificar la precisión de las liquidaciones antes de procesar pagos.

El permiso "Edit Driver Rates" otorga al personal autorizado la capacidad de modificar las configuraciones de tarifas de pago dentro de los perfiles de conductores, incluidos centavos por milla, tarifas fijas, estructuras basadas en porcentaje y otros parámetros de compensación. Cualquier ajuste influye directamente en todos los cálculos de payroll y liquidaciones financieras posteriores. Este permiso funciona como un par de visualización y edición junto con "View Driver Rates": mientras que "View Driver Rates" permite que un usuario observe los datos, "Edit Driver Rates" proporciona la autorización para realizar ediciones en línea dentro del driver money box tanto en los detalles de cargas con revenue y non-revenue como en los perfiles de assets de conductores. Sin este permiso, incluso los usuarios que pueden ver las tarifas tienen restringida cualquier modificación, lo que garantiza que los datos financieros sensibles permanezcan protegidos contra cambios accidentales o no autorizados.

"Edit Driver Rates" se asigna por defecto a todos los roles, excepto Safety y Driver. Sigue siendo más relevante para el personal involucrado en el procesamiento de liquidaciones, análisis de costos y gestión de conductores. Para los equipos de accounting, esta autorización es vital para corregir errores de billing y asegurar que la compensación del conductor esté alineada con los términos negociados más actuales.

P: ¿Cómo están organizados los Permisos de Tarifas en Alvys?
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​R: La categoría Rates contiene nueve permisos organizados en cuatro pares de visualización y edición, junto con el permiso independiente "Add Accessorials". Cada permiso de visualización controla la visibilidad de los datos de tarifas, mientras que cada permiso de edición controla la capacidad de modificar esos datos.
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​P: ¿Puede un usuario editar una tarifa sin poder verla?
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​R: El sistema no impide estrictamente otorgar acceso de edición sin acceso de visualización, pero hacerlo crea una mala experiencia de usuario porque los campos permanecerán ocultos. Siempre otorga el permiso de visualización junto con su permiso de edición correspondiente.
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​P: ¿Por qué el permiso de Billing a veces permite que los usuarios vean información de tarifas?
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​R: Los billers requieren acceso a todos los datos financieros para procesar facturas y liquidaciones. Si un usuario tiene el rol de Billing, puede ver tarifas incluso sin permisos explícitos de visualización de tarifas habilitados.
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​P: ¿Por qué no puedo editar la tarifa del transportista en una carga aunque tengo el permiso "Edit Carrier Rate"?
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​R: La edición de la tarifa del transportista depende del estado. El sistema bloquea la edición en cargas con estado TONU, Released, Queued, Invoiced, Financed, Completed u On Hold. Solo las cargas en estado Open, Quoted, Reserved, Covered o Delivered permiten editar la tarifa del transportista. Revisa el estado actual de la carga para determinar si la edición está disponible.
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​P: ¿Qué sucede si elimino todos los Permisos de Tarifas de un usuario?
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​R: El usuario perderá la visibilidad de toda la información financiera de tarifas en las cargas. El Money Box en la página Load Details no mostrará las secciones de customer rate, carrier rate ni trip value. El Load Board no mostrará columnas de tarifas. El usuario aún podrá ver información no financiera de la carga, como origen, destino, estado y tipo de equipo, y realizar otras acciones según sus permisos restantes.
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​P: ¿El permiso "Add Accessorials" afecta las operaciones de e-check?
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​R: Sí. El permiso "Add Accessorials" es necesario para algunas operaciones de e-check, como cancelar un e-check, mover un e-check entre cargas y marcar un e-check como pagado. Estas operaciones modifican cargos de la carga que caen bajo el paraguas de accessorials.
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​P: Necesito cancelar una carga, pero está bloqueada por un accessorial vinculado a un e-check. ¿Qué debo hacer?
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​R: Un accessorial respaldado por un e-check usado —uno en el que los fondos ya fueron desembolsados— no se puede eliminar usando el ícono de basura; el sistema impide la eliminación. Si el e-check aún no se ha usado, el accessorial puede eliminarse normalmente. Para desbloquear la cancelación cuando hay un e-check usado involucrado, primero mueve el e-check a otra carga completada por el mismo conductor. Esto elimina el cargo de la carga original y permite continuar con la cancelación.
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​P: ¿Puede un usuario con rol de Driver ver tarifas alguna vez?
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​R: El rol de Driver no recibe Permisos de Tarifas por defecto. Sin embargo, permisos separados en la categoría App, como "View Trip Value", "View Payable Amount" y "View App Paystubs", pueden otorgar a los conductores visibilidad limitada de su propia compensación a través de la app móvil de Alvys. Estos permisos de App son distintos de los Permisos de Tarifas orientados a la web que se cubren en este artículo.
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​P: ¿Por qué los roles de Safety y Driver no reciben Permisos de Tarifas por defecto?
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​R: Estos roles se enfocan en cumplimiento y transporte, no en la gestión financiera, por lo que no requieren acceso a datos sensibles de ingresos y costos de la empresa.
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​P: Si otorgo "Edit Customer Rate", ¿el usuario también necesita "Edit Carrier Rate" para modificar ambos lados de una carga?
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​R: Sí. Las tarifas del cliente y las tarifas del transportista tienen permisos de edición separados. Otorgar solo "Edit Customer Rate" permite al usuario modificar únicamente el lado del cliente. Para modificar ambos lados, el usuario necesita tanto "Edit Customer Rate" como "Edit Carrier Rate".
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​P: ¿Cuál es la relación entre "Edit Carrier Rate" y "Add Accessorials"?
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​R: Algunas partes del sistema requieren ambos permisos para modificar cargos del transportista. Si un usuario tiene "Edit Carrier Rate" pero no "Add Accessorials", puede tener una capacidad limitada para modificar line items del lado del transportista. Otorga ambos permisos a los usuarios que administran tarifas de transportistas. Si un usuario tiene el permiso "Edit Carrier Rate" pero no puede editar la tarifa del transportista, revisa si la carga forma parte de una liquidación de transportista o si ha sido dividida.
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​P: ¿Los dispatchers o el personal de billing deberían tener el permiso "Add Accessorials"?
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​R: La mayoría de las operaciones otorgan este permiso a ambos roles para que los dispatchers puedan registrar problemas en tiempo real, como detention, mientras que los billers aseguran que todos los cargos se capturen durante la reconciliación final.
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​P: Quiero que los dispatchers puedan ver ambos lados del margen de la carga —customer rate y carrier rate—. ¿Necesito habilitar cuatro permisos?
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​R: Necesitas dos permisos para acceso de solo visualización a ambas tarifas: "View Customer Rate" y "View Carrier Rate". Estos dos permisos juntos le dan al dispatcher una visión completa del margen, incluyendo cuánto genera la carga y cuánto cuesta, sin la capacidad de cambiar ninguna de las cifras. Los permisos de edición son separados y no se requieren para visibilidad de solo lectura.
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​P: Un conductor está pasando de company driver a owner operator. ¿Habilitar permisos de tarifas le permitirá ver tarifas de sus cargas anteriores en su rol de company driver?
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​R: Sí. Los Permisos de Tarifas se aplican a todas las cargas del sistema, no solo a las futuras. Habilitar "View Driver Rates" o "View Trip Value" en un perfil le da a ese usuario acceso a datos de tarifas en cargas anteriores también. Actualmente no hay forma de restringir la visibilidad de tarifas a un rango de fechas específico. Si el conductor no debe tener acceso a datos de tarifas de su etapa como company driver, no habilites permisos de tarifas en su perfil; una vez habilitados, se aplicarán a todas las cargas, incluidas las históricas.

La edición de la tarifa del transportista depende del estado de la carga. La edición está bloqueada en cargas con estado TONU, Released, Queued, Invoiced, Financed, Completed u On Hold. Confirma que la carga esté en estado Open, Quoted, Reserved, Covered o Delivered.

Al usuario le falta el permiso de visualización correspondiente. Las columnas de customer rate requieren "View Customer Rate", las columnas de carrier rate requieren "View Carrier Rate" y la columna Driver Rate requiere "View Driver Rates".

El usuario solo tiene el permiso de visualización para esa tarifa. Otorga el permiso de edición correspondiente —por ejemplo, "Edit Customer Rate" junto con "View Customer Rate".

Si existe una tarifa contratada, pero no se completa en una carga, revisa estas condiciones en orden:

Si un conductor tiene más de un rate plan activo y el pago se calcula de forma inesperada, revisa el orden de prioridad de los rate plans en el perfil del conductor. Solo un rate plan debe estar activo para un tipo de carga determinado a la vez. Desactiva cualquier plan conflictivo que no aplique al escenario actual y luego verifica que las reglas del plan restante coincidan con el tipo de carga, customer y equipo en uso.

Los permisos de la app para conductores se administran desde el perfil del conductor en Assets → Drivers, no desde Management → Users. Después de habilitar "View Trip Value" en la categoría Rates, el conductor primero debe iniciar sesión en la app móvil de Alvys. Una vez que haya iniciado sesión, la sección de permisos de App aparecerá en su perfil de conductor en Assets → Drivers, donde puedes verificar o ajustar qué campos de pago son visibles en la app.
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